Plenumsabläufe

• Vorbereitung
• Ablauf von Treffen – Tagesordnung
• Vorschlag 1
• Vorschlag 2
• Vorschlag 3

Vorbereitung

Entnommen aus bessertreffen.pdf

Ein Treffen beginnt nicht erst mit dem konkreten Sitzungsbeginn. Bereits im Vorfeld können verschiedene Faktoren den Ablauf eines Treffens positiv beeinflussen.

• Absagen sind wichtig, denn sie vermeiden Unsicherheiten bzw. Irritationen ("Was ist denn mit...?"). Sie sollten möglichst im Vorfeld erfolgen (z.B. wegen möglicher Auswirkungen auf die Tagesordnung), spätestens jedoch zur Sitzung mitgeteilt werden (um Verzögerungen zu minimieren).

• Im Zuge der zu begrüßenden Absicht, Dominanzen zu vermeiden, sind zuvor zusammengestellte Materialien, die bspw. nicht allen bekannte Sachverhalte zusammenstellen oder bislang bekannte Argumente zu einem Diskussionsstand zusammenzufassen, etwas aus der Mode gekommen. Solche Materialien helfen jedoch, Diskussionen zu strukturieren. Hilfreich ist, wenn sie den Teilnehmer*innen vor dem Treffen zukommen.

  Eigentlich unabdingbar sind Vorlagen, die eine Veröffentlichung des Arbeitszusammenhangs vorbereiten. Auch Ergebniszusammenfassungen aus der Diskussion beauftragter Arbeitsgruppen sind sinnvoll als Vorlage einzubringen. Demgegenüber sind aus herrschaftskritischer Sicht solche Vorlagen problematischer, die eine bestimmte Position parteiisch unterstützen. Solche Vorlagen haben keine "Lexikonfunktion", sondern beeinflussen häufig (bewusst oder unbewusst, beabsichtigt oder unbeabsichtigt) die Meinungsbildung im Vorfeld.

  Aufgrund der investierten Arbeitszeit sind alle Vorlagen auch ein Ausdruck von Wertschätzung der Vorbereitenden. Vorlagen sollten nach Möglichkeit laut gemeinsam gelesen und Verständnisfragen gleich geklärt werden.

• Sitzordnung und Raumgestaltung – Für Stimmung und Klima ist auch die Gestaltung des Raumes von Bedeutung. In einem sterilen, hässlichen Raum lässt sich schlechter diskutieren als in einem angenehmen Raumklima. Noch wichtiger ist die Sitzordnung. Die beste Form ist der Stuhlkreis in dem sich alle gegenseitig sehen können. Tische erhöhen den Abstand zwischen den Diskutierenden. Für diejenigen, die etwas aufschreiben wollen, bietet sich an, ein Klemmbrett zu benutzen.

Ablauf von Treffen – Tagesordnung

Die Tagesordnung (TO) ist das zentrale Mittel den Ablauf von Treffen zu gestalten.

Die endgültige Tagesordnung wird erst beim Treffen festgelegt. Es hat sich als sehr hilfreich erwiesen, die Tagesordnung für alle gemeinsam zu visualisieren . Zur Festlegung der Tagesordnung gehört auch eine gemeinsame Festlegung der Reihenfolge der Tagesordnungspunkte und des Zeitrahmens der Treffen.

Besonders eine eventuell stattfindende Moderation ist gefordert, die Tagesordnung und die Prioritätenfestlegung im Auge zu behalten und eine Behandlung (d.h. auch eine bewusste Vertagung) aller Tagesordnungspunkte (TOPs) zu gewährleisten.

Folgende Tagesordnungspunkte sollte eine TO regelhaft beinhalten:

1. Vorstellungsrunde – für den Fall, dass sich nicht alle kennen
2. Befindlichkeitsrunde – diese soll für alle verdeutlichen, welche Stimmungen bestehen und welche Belastungen die Anwesenden haben
3. Protokoll  – Klärung, wer es heute schreibt (ein Protokoll sollte möglichst zeitnah  allen zugänglich gemacht werden)
4. Zeitrahmen  für die heutige Sitzung festlegen. Auch sollten diejenigen, die früher gehen müssen, dieses an diesem Punkt transparent machen,
5. Festlegen der Moderation des nächsten Treffens  (für den Fall, dass es eine geben soll). Günstig ist, wenn die Moderation des nächsten Treffens zugleich die Verantwortlichkeit für eine vielleicht erfolgende Einladung hat.
6. Protokoll des letzten Treffens  (Ergänzungen, Beschlusskontrolle)
7. Aktuelle Tagesordnungspunkte (Ergänzungen sammeln und eine Reihenfolge gemeinsam festlegen)

letzter TOP:  Abschluss- oder auch Kritikrunde  (was war gut, was war nicht gut)

Vorschlag 1

Entnommen aus dem "Handbuch Gute Treffen" der Bewegungsschule Handout-Gute-Treffen.pdf

Checkliste für gute Plena

Vorbereitung

• Moderation und Co-Moderation (ggf. Technik-Support) festlegen
• Ort und Zeit festlegen
• ggf. Inputs verteilen oder Referent*innen einladen
• Einladung mit Agenda verschicken
• Neue Leute persönlich einladen (anrufen)
• Erinnerung verschicken (ggf. mit wer-macht-was, z.B. Snacks mitbringen)
• Interaktiven Einstieg und Abschluss überlegen

Während des Plenums

• Ankommenszeit für Ankommen und Aufbau bzw. Technik-Check
• Agenda sichtbar aufhängen (online einblenden oder ins Pad)
• Zeit zum Kennenlernen/ Vorstellungsrunde mit Namen
• Protokoll schreiben
• Aufgaben verteilen (am besten alles Aufgaben für das nächste Treffen)
• Pause mit Snacks und Quatschen
• Informationen weitergeben
• Entscheidungen treffen
• bei Abstimmungen Stimmen zählen
• Gemeinsamer Abschluss und Ausblick

Nachbereitung

• Aufräumen
• Protokoll und Aufgaben verschicken
• nächste Termine verschicken

Tipps für Plena mit neuen Leuten

• Gebt neuen Leuten Raum zum Reden.
• Fragt sie aktiv nach ihrer Meinung.
• Lasst so auch stillere Menschen zu Wort kommen.
• Lasst Raum für lustige Momente.
• Baut Kleingruppen oder Murmelrunden (Zweiergespräche) ein.
• Benennt eine Ansprechperson für neue Leute oder nutzt Tandems/Buddies.
• Lasst in Pausen keine*n alleine stehen.
• Kombiniert Inhalte mit Möglichkeiten zum Beziehungsaufbau.
• Stellt Fragen und zeigt Interesse: Selbst wenn es euch Überwindung kostet, für neue Leute ist es noch schwieriger.
• Nennt möglichst alle beim (richtigen) Namen.
• Ermutigt alle und besonders neue Leute, Aufgaben zu übernehmen, die sie noch nie gemacht haben.
• Bietet an, Dinge zusammen zu machen, wenn das den Einstieg erleichtert.

Aufgaben für Moderation und Co-Moderation

• ggf. Agenda vorbereiten (können auch andere machen)
• Willkommen heißen
• darauf achten, dass alle reden/zuhören, besonders, dass neue Leute auch gehört werden
• Entscheidungen herbeiführen
• auf die Zeit achten, besonders auf Pausen
• Themen zum Abschluss zusammenfassen

Vorschlag 2

Plenumsrollen

Moderation

1-2 Personen

Vorbereitung

• Plenumsnachricht in Signalgruppe schreiben
• Protokoll des vorangegangenen Plenums nach ToDos durchschauen
• Tops sortieren, bei entspanntem Zeitplan aufgeschobene Tops rein nehmen oder Reflexionen machen (siehe: regelmäßige Tops)
• Reihenfolge festlegen (ggf. auf Prioritäten achten)
• Pause einplanen
• ggf. Methoden vorbereiten
• Check-In Frage überlegen -> Inspiration im Check-In Pad
• pünktlich sein
• sich bei Abwesenheit um Vertretung kümmern

Aufgaben im Plenum

• siehe Plenumsablauf
• je nach Zeitplan Spiel vorschlagen
  • straffer Zeitplan -> eher Abschlussspiel
  • Entspannter Zeitplan -> Anfangsspiel möglich
• Rollen für nächstes Plenum abfragen
• Gesprächsleitung
• achtet auf Handzeichen
• leitet Entscheidungsfindungen
• auf Zeitplan achten

Protokoll

1 Person

• Laptop/Tablet dabei haben
• Konsensergebnisse festhalten
• neue Arbeitskreise als Top für kommendes Plenum aufschreiben (ist der Arbeitskreis aktiv geworden?)
• ggf. verteilte Aufgaben als Top für kommendes Plenum aufschreiben und checken (ist alles in Arbeit?)
• auf Zeitplan achten
• sich bei Abwesenheit um Vertretung kümmern
• macht das nächste Mal Moderation, bzw kümmert sich darum, dass es eine Moderation gibt.

Teilnehmende

alle

Vorbereitung

• letztes Protokoll überfliegen
• Tops ins Pad eintragen und vorbereiten
  • kurze Beschreibung und Kategorie (Entscheidungs-Top, Info-Top, Diskussions-Top) dazuschreiben
  • ggf. Methode vorschlagen
  • Namen/Kürzel dazuschreiben, um ansprechbar zu sein
  • realistischen Zeitrahmen angeben
  • suuuper relevante Tops markieren
  • für AK-Updates im AK absprechen, wer Update gibt und was wichtig ist
  • Links für Anmeldungen, Gruppen, Informationsquellen ggf. Angeben
• Tops bei Abwesenheit delegieren
• Handzeichen beachten
• Auf ausgewogene Redeanteile achten
• der Moderation mit Verfahrensvorschlägen helfen

Ablauf Plenum

Jedes 3. Plenum im Monat ist abwechselnd ein KM-/ FLINTA*-Plenum oder ein Kritikplenum. Die anderen Plena finden nach folgendem Ablauf statt:

• 18:00 Uhr Plenumsbeginn!!
• Einstiegsspiel/Abschlussspiel abstimmen
• Check-In
• Top- Übersicht
• Hüte-Check Anfang des Monats
  • Mail
  • Bundesebene
  • Instagram
• Updates der AKs
• Tops
• zwischendurch Pause/quatschen/essen
• Termine und Ankündigungen
• Check-Out ggf. mit kurzer Plenumsreflexion machen

Regelmäßige Tops:

• Ausführlichere Plenumsreflexion
• KM-Reflexion
• Flinta-Runde
• Hüte Check
• AK-Übersicht und Updates

Plenumsnachricht

In die Signal-Gruppe wird vor jedem Plenum diese Nachricht geschrieben:

🚀Pleeeehehehenum🚀
Plenum ist wichtig für die Revolution. Die wollen wir haben, also sehen wir uns hoffentlich zahlreich am [Zeit][Ort]

🏋🏼‍♀️Aufgaben übernehmen und sichtbar machen:
(Einfach entsprechenden Emoji an Nachricht anheften:)

🗯️Wer kümmert sich um leibliches Wohl (🍫🥨🍇)
🗯️Wer ist Moderation (🗽)
🗯️Wer schreibt Protokoll (📝)

✍🏼🤓Tops, die besprochen werden sollen gerne und am besten bald ins TopPad eintragen und bei der Gelegenheit vielleicht nochmal das letzte Protokoll durchlesen

❤️‍🔥Bis Mittwoch❤️‍🔥

Kritikplenumsnachricht

Vor Kritik-Plena schreiben wir diese Nachricht:

🚀Pleeeehehehenum🚀
🪐Special Edition: Kritik

➡️ Was: Wir plenieren nur kurz (max. 20 Minuten) und besprechen drängende TOPs, danach starten die Kritik-Runden.
➡️ [Zeit]
➡️ [Ort]

❗Wichtig:❗
1️⃣ Tragt euch so früh wie möglich (z.B. jetzt) ins Pad ein, wenn ihr wisst, dass ihr kommt.
2️⃣ Das Kritik-Plenum funktioniert nur mit Vorbereitung: Also mach dir auf jeden Fall im Vorhinein ein paar Gedanken.

Im Pad findet ihr alle Infos zur Vorbereitung und zum Ablauf des Plenums.

🏋🏼‍♀️Aufgaben übernehmen und sichtbar machen:
(Einfach entsprechenden Emoji an Nachricht anheften:)

🗯️Wer kümmert sich um leibliches Wohl (🍫🥨🍇)
🗯️Wer ist Moderation (für kurzen Plenums-Slot, Check-in& -out des Kritik-Plenums) (🗽)
🗯️Wer schreibt Protokoll (für kurzen regulären Plenums-Slot) (📝) \

❤️‍🔥Lasst uns schließen mit den Worten: "Die Kunst der Kritik ist das Geheimnis des Fortschritts." (ChatGPT 2024)❤️‍🔥

Vorschlag 3

Entnommen aus bessertreffen.pdf

Die Tagesordnung (TO) ist das zentrales Mittel den Ablauf von Treffen zu gestalten.

Die endgültige Tagesordnung wird erst beim Treffen festgelegt. Es hat sich als sehr hilfreich erwiesen, die Tagesordnung für alle gemeinsam zu visualisieren. Zur Festlegung der Tagesordnung gehört auch eine gemeinsame Festlegung der Reihenfolge der Tagesordnungspunkte und des Zeitrahmens der Treffen.

Besonders eine eventuell stattfindende Moderation ist gefordert, die Tagesordnung und die Prioritätenfestlegung im Auge zu behalten und eine Behandlung (d.h. auch eine bewusste Vertagung) aller Tagesordnungspunkte (TOPs) zu gewährleisten.

Folgende Tagesordnungspunkte sollte eine TO regelhaft beinhalten:

0. Vorstellungsrunde – für den Fall, dass sich nicht alle kennen,
1. Befindlichkeitsrunde – diese soll für alle verdeutlichen, welche Stimmungen bestehen und welche Belastungen die Anwesenden haben,
2. Protokoll – Klärung, wer es heute schreibt (ein Protokoll sollte möglichst zeitnah allen zugänglich gemacht werden),
3. Zeitrahmen für die heutige Sitzung festlegen. Auch sollten diejenigen, die früher gehen müssen, dieses an diesem Punkt transparent machen,
4. Festlegen der Moderation des nächsten Treffens (für den Fall, dass es eine geben soll). Günstig ist, wenn die Moderation des nächsten Treffens zugleich die Verantwortlichkeit für eine vielleicht erfolgende Einladung hat.
5. Protokoll des letzten Treffens (Ergänzungen, Beschlusskontrolle)
6. Aktuelle Tagesordnungspunkte (Ergänzungen sammeln und eine Reihenfolge gemeinsam festlegen) letzter TOP: Abschluss- oder auch Kritikrunde (was war gut, was war nicht gut)