Leitfaden Logistik

Das How-To soll euch helfen, das Material zu organisieren und die Logistik der Transporte für ein größeres Camp zu koordinieren :) Vielleicht kann der Leitfaden euch ein bisschen etwas an die Hand geben - aber das How-To wurde nach den Erfahrungen des System Change Camps 2025 erstellt. Dort gab es eine "Material- und Logistik-AG". Die Menschen in dieser AG haben sich um die Logistikplanung gekümmert - bei eurem Camp ist die Bezeichnung und vielleicht auch die Aufteilung der Aufgaben anders. Und bei kleineren Camps, bei denen es um einen Transport vom IU-Lager zum Camp und zurück geht, ist die Planung deutlich weniger komplex als hier beschrieben.

In diesem Leitfaden findet ihr eine Übersicht, wie die Logistik von Camps organisiert werden kann.

Der erste Teil bietet einen Überblick über das Aufgabenpaket (Aufgabenbereiche, Finanzen, Anzahl an Menschen, ...).
Der zweite Teil ist ein detaillierteres How to mit Erläuterungen und Hinweisen zu den einzelnen Arbeitsschritten.
Bei Fragen, Anmerkungen, Ergänzungen oder Veränderungsvorschlägen meldet euch gerne bei infraunited@austici.org!

Viel Spaß! :)

Überblick über das Arbeitspaket

Das Arbeitspaket "Material+Logistik" organisiert die Ausleihe des notwendigen Materials von dem Materialkollektiv Infraunited (IU) und den Einkauf von Verbrauchsmaterialien (von Moderationsmaterial bis Toilettenpapier). Außerdem koordiniert das AP die Transporte des gesamten Materials (auch von anderen AGen wie bspw. den Transport von Zelten), d.h. das AP organisiert die Fahrzeuge, Fahrer*innen und Termine.

In der Vorbereitungsphase holt das AP die Materialanforderungen der anderen AGs ein und erstellt Einkaufslisten für die Verbrauchsmaterialien. Außerdem fragt das AP Fahrzeuge und Fahrer*innen für den infragekommenden Zeitraum an und erstellt eine Transportplanung.
Während des Aufbaus koordiniert das AP hauptsächlich die Ankünfte und ggf. das Ausladen der Transporte. Außerdem ist das AP für das Materialzelt zuständig.
Während des Campzeitraums organisiert das AP die Nutzung der verfügbaren Fahrzeuge (bspw. für Einkaufsfahrten zur Metro, Abholungen von Kleinanzeigen-Material, ...)
Irgendwo dazwischen plant das AP den Abbau des Camps, unter Berücksichtigung der Rückgabetermine des Materials und der Fahrzeuge und der Verfügbarkeit der Fahris.
Beim Abbau koordiniert das AP die Verteilung und Beladung der verschiedenen Transporte und hält ggf. mit dem nächsten Camp Rücksprachen (wenn Camptrail).

Die Arbeitslast des APs ist in der Vorbereitungsphase und während der Abbauplanung am höchsten!

Zugänglichkiet/nützliche Interessen und Skills 

Am besten hast du...
Barrieren:

Anm. von Klee: Das sind die in meinen Augen nützlichen Interessen und Skills, um an der Aufgabe Spaß zu haben (also subjektive Einschätzung). Mich hat dieses Arbeitspaket sehr herausgefordert und teilweise überfordert. Ich finde es wichtig, dass transparent gemacht wird, dass bei diesem AP sehr viele Anforderungen zusammenlaufen und viel Verantwortung liegt. Zum einen gibt dieses AP viel Geld aus und zum anderen setzen die anderen AGen darauf, dass ihr Material zu einem bestimmten Zeitpunkt vollständig auf dem Camp ankommt. Außerdem erwarten die "externen" Beteiligten (Fahris, Zwischenlagerorte, Ausleihorte, ...) verbindliche Absprachen, verlässlichen Kontakt und pünktliche Rückgaben. Die vielen Bedingungen und Abhängigkeiten der Entscheidungen in der Transportlogistik sind den anderen AGen nicht unbedingt bewusst, die Anspruchshaltung der AGen hingegen habe ich oft als sehr hoch empfunden. Das gut auszubalancieren, fand ich mit am schwierigsten.

Größe und Abgrenzbarkeit des AP

Anm. von Klee: Wir waren 2025 zu Beginn zu dritt und später zu viert. Das war nur möglich, weil einige von uns sehr viele zeitliche Kapazitäten in den Wochen vor dem SCC hatten. Ich denke, es ist besser, wenn die Arbeitslast und Verantwortung auf mehr als 3-4 Leuten verteilt wird. Allerdings werden dann auch die Absprachen innerhalb der AG aufwändiger. Für diese Aufgaben fand ich es essenziell, eine gute und für alle zugängliche Dokumentation der Anforderungen und dem aktuellen Stand der Planung/Absprachen/Bedingungen zu haben, um Fehlkommunikation und Chaos zu vermeiden.

Finanzen

- Ausleihe der Fahrzeuge
- Spritkosten 
- Einkauf von Verbrauchsmaterialien

How to Material & Transportlogistik

Auf einem Camp werden verschiedene Arten von Material gebraucht:

Und dieses gesamte Material muss zum Standort des Camps transportiert und wieder abtransportiert werden. 

1. Absprachen mit den anderen AGen

1.1 Überblick über die Materialanforderungen des Camps

Für das Material+Logistik-AP ist es gut, die Anforderungen frühzeitig beisammen zu haben. Bei den anderen AGen ergeben sich die Anforderungen erst mit den genaueren Planungen, der eigene  Materialbedarf ist bei einigen AGen nicht die Prio 1 in der Planung.

Wir haben als AG eine Liste erstellt, in der die einzelnen AGen ihre Material- und Transportbedürfnisse und -anfragen eintragen konnten: https://cloud.livingutopia.org/s/tY6YNmtzDd4EBxJ 

Am besten erinnert ihr regelmäßig an die Tabelle und legt frühzeitig eine Deadline für Einträge fest (bei uns war das ca. 5 Wochen vor dem SCC). Vielen AGen fällt aber auch danach noch spontan etwas ein.

1.2 Abgrenzung der Verantwortlichkeiten zu den anderen AGen

Die Absprache mit den weiteren AGen ist ganz ganz wichtig, um euch zu entlasten und abzugrenzen! Es kann passieren, dass sonst ganz viel bei euch liegen bleibt, weil ganz viel ja auch "Material" ist, sowas wie BZG, Paletten, ... oder sich eure Listen auch als Bestelllisten verstehen lassen. 

Die AG Material und Logistik könnte verantwortlich sein für:

  • Transportlogistik
  • Kontakt IU (Ausleihe des Materials und ggf. Camptrail - Koordination)
  • Materialbeschaffung (Bestellung/Verbrauchsmaterialien)
  • (rechtzeitig) vorab ein Zwischenlager in der Nähe des Camps finden, sodass alle vorab benötigten Materialen beschafft werden können und zu Beginn des Camps bereits da sind (z.B. Klopapier)
  • Materialzeltorga
  • Abbau-Planung
  • ggf. Aufbau und Abbau Logistik Hut --> frühzeitig mit allen Beteiligten einchecken
  • Müll --> eigenes AP
  • ggf. lokale Materialkontakte pflegen --> AG Vernetzung?
Auf das Material bezogen bedeutet das: 
  • alles Material, das bei IU ausgeliehen werden kann
    • Wasser- und Abwasserinfra: Places2Pee, Waschbecken, Kompostklos, Trinkwasser- und Abwasserleitungen, etc.
    • Programm"infra": Pinn- und Stellwände, Modimaterial, ...
    • Hygienematerial: Putzzeug, leere Seifen- und Desispender, ...
    • Kreativzeug, ...
    • Strominfra
    • SG-Zelte von IU
    • weiteres s. hier: inventur.infraunited.org

2. Auswertung der Tabelle

2.1 Übertragen der Einträge und Ergänzung weiterer Informationen


Vor der Material- und Transportanfragenliste habe ich die Einträge in diese AG-interne Tabelle übertragen, kategorisiert und weitere Informationen (Gewicht, Priorität des Transportes, ...) nach und nach ergänzt.
Unter anderem habe ich diese Tabelle nach folgenden Kategorien ausgewertet: 
Die Kategorisierung funktioniert so: 

1. Ausfüllen der einzelnen Zeilen 
  • benutzt wiederkehrende Bezeichnungen (ohne Tippfehler)

image.png

​​2. Markieren einer Spalte mit der jeweiligen Überschrift (oder der gesamten Zeilen und der Überschriftenzeile, das geht schneller)

image(1).png

3. Klicken des Filtersymbols​

image(2).png

4. Anschliessend erscheint ein kleiner Pfeil neben der Überschrift. Wenn ihr daraufklickt, öffnet sich ein dropdown-Menü und ihr könnt auswählen, in welcher Reihenfolge die Zeilen angezeigt werden sollen oder die Zeilen von einer/mehreren bestimmten Kategorie.n​

image(3).png

Da mir auch nicht klar war, wie viel der einzelnen Materialien im IU-Lager vorrätig ist, habe ich die Anfragen mit den Angaben aus der Inventur (inventur.infraunited.org) abgeglichen oder im Lager gezählt. Das war ganz schön viel Arbeit. Ein bisschen besser über den IU-Bestand Bescheid zu wissen, hilft auf jeden Fall sehr (oder es nicht ganz so genau planen zu wollen haha). ​

2.2 Organisation des Materials


...dafür schaut ihr am besten im Buch "Camp-Wiki" im Movement Wiki vorbei, dort gibt es u.a. Erläuterungen und Hinweise zu Wasserinfra, Strominfra, Bierzeltgarnituren, Steckregale, Müll, ... und meldet euch bei Fragen auch gerne bei infraunited@austici.org :)

​3. Planung der Transporte 

3.1 Übersichtstabelle 

Planungstabelle für die Transportlogistik
In diesem Pad haben wir die geplanten Transporte mit Datum, Fahrzeug und Fahri-Person notiert, um nicht den Überblick zu verlieren. Ich habe in der Tabelle auch grob die Beladung der verschiedenen Fahrzeuge geplant. Wenn ihr darin mehr Erfahrung habt, die Beladung abzuschätzen, ohne sie berechnen zu müssen, ist das sicherlich weniger Arbeit :)

Die Transportlogistik ist von vielen Abhängigkeiten bestimmt, u.a. 
Für die Planung der Fahrten sind dafür also immer mehrere Gedankengänge notwendig, hier ein paar Hinweise:

3.2 Anfrage von Fahris und Fahrzeugen

Die Menschen, die schon lange in Campkontexten unterwegs sind, haben ganz viele wertvolle Kontakte und Ideen :) Es ist wahrscheinlich besser, wenn nicht alle Kontakte hier ôffentlich einsehbar sind, daher nur eine kleine Auswahl an Hinweisen:

3.3 Transportlogistik

Bei grossen Camps wie dem System Change Camp wird sehr viel Material transportiert. Ihr macht euch das Leben einfacher, wenn ihr eure Transportkapazitäten grosszügig plant !!! :)

3.3.1 Gewichte des IU-Materials

Zur groben Abschätzung:

3.3.2 Reihenfolge der Transporte // Auf- und Abbauplanung
Die Beladung der Fahrzeuge ist abhängig von der Aufbauplanung und der Priorität des Materials auf der Fläche bzw. der Abbauplanung und der Termine der Materialrückgaben o. Ä.. Beim SCC 2025 wurden schon zum Aufbau viele Helfis eingeladen, um den Aufbau zu kollektivieren - damit steigen allerdings auch die Anforderungen an die Transportlogistik. Klärt möglichst früh, ab wann gekocht werden soll, ab wann der erste Wasseranschluss aufgebaut werden können soll, ab wann es erste Zelte braucht, etc. Die Überlegungen 2025 für Material, das direkt zu Beginn da sein sollte, waren unter anderem:
Sprecht mit den anderen AGen darüber - die wissen mit weniger Aufwand, welches Material eine hohe Priorität hat. 

Bei uns kamen viele dieser Anforderungen erst relativ spät, das war super stressig. Die Kollektivierung des Aufbaus hat dazu geführt, dass quasi das gesamte Material am ersten Tag um 9 Uhr auf der Fläche sein sollte, weil dann ja schon die Helfis da sind, die bekocht werden, aufs Klo gehen, Zelte aufbauen wollen, etc. Mehr Menschen auf der Fläche = mehr Material. Und in der Nacht davor war die Fläche war in der Nacht davor noch nicht angemeldet, d.h. wir mussten auch einen Stellplatz für die Nacht finden... War nicht so optimal, das hätten wir früher durchdenken müssen und an die Gesamtorga bzw. die AG Anmeldung rückmelden müssen.

Und beginnt, so wie es euch möglich ist, MÖGLICHST FRÜH mit der Abbauplanung. Meistens ergibt sich auf dem Camp vieles, weil mehr Menschen vor Ort sind. Einen guten Überblick über Deadlines zu haben und mit den Beteiligten schonmal grob darüber gesprochen zu haben, ist aber hilfreich :) 

Sonst fällt bspw. erst kurz vorher auf, dass die Rückgabe der Bühnentechnik noch nicht mit dem Kollektiv abgesprochen ist, das eigentlich nur zweimal die Woche am Lager ist oder ein Fahrzeug bereits am ersten Tag des Abbaus zurückgegeben werden muss, aber recht viel Ladekapazität hat, ... die Liste ist lang :D

3.3.3 Beladung der Fahrzeuge

4. Einkauf der Verbrauchsmaterialien

Aus der grossen Materialanfragenliste ergeben sich viele Materialbestellungen, bspw. Verbrauchsmaterialien oder Materialien, die nicht in ausreichender Menge im Lager vorhanden sind. Daraus haben wir eine Einkaufsliste erstellt.
Eine Person in unserer AG hat dann die gesamte Liste abgearbeitet und die Materialien grösstenteils online bestellt.

Dafür braucht es: 
  • ggf. die Bereitschaft und finanzielle Möglichkeit, das Geld vorzustrecken
  • Ort, an den das Material geliefert und zwischengelagert werden kann
Version #9
Erstellt: 2025-11-30 16:38:39 UTC von Ronja
Zuletzt aktualisiert: 2026-02-24 16:39:44 UTC von Ronja